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2015/2016年度 第1回常任委員会 議事要旨

日時：2015年9月27日（日）
会場：筑波大学東京キャンパス
出席者：呑海，加藤，大田原，赤澤，池田，北川，高井，西脇，和知，市村，佐藤，米倉，上村(記録)

1. 報告事項

1.1 小委員会・事務局

1.1.1  研究小委員会（西脇）
・	大図研オープンカレッジについて，今期は東京開催ではなく，地方開催を見据えて計画する。
・	昨期の運営サポート会員は解散，改めて公募する。

1.1.2 編集小委員会
(1)	会報『大学の図書館』（池田）
・	7月号まで発行済であり，発行が2ヶ月遅れになっている。議事録の滞留分はすべて7月号に掲載済み。
・	12月号までの担当は，下記のとおり。1月号以降の担当を決める必要がある。
8月号（担当：赤澤）
9月号（担当：兵庫支部）編集作業中
10月号（担当：池田）全国大会フラッシュ
11月号（担当：江沢）
12月号（担当：池田）全国大会記録号
・	昨年度第3回の全国委員会の報告(メール審議)が落ちているので，会報へ訂正記事を掲載する。
(2)	研究会誌（北川）
41号と42号の原稿収集をはじめる。
　
1.1.3 広報小委員会（加藤）
(1)	Web
・	問合せ先（出版部），議事録，会報目次（7月号），研究会誌情報（40号），活動日誌（各支部からの情報入り次第）等更新
(2)	SNS
・フォロワーや「いいね！」は思ったほど伸びなかったが，全国大会記事の「見た人」（リーチ数）は多い。
・今年度から「お気に入り」の統計も付記
    ○2015/7/14～2015/8/19（全国大会以前）
[Twitter] 投稿814(6件投稿),フォロワー609 (+4)，リツイート7，お気に入り2
[Facebook] いいね223(+5),投稿7件（見た人1798，いいね！85）
○2015/8/20～2015/9/19（全国大会以降）
[Twitter] 投稿846(32件投稿),フォロワー615 (+6)，リツイー32，お気に入り7
[Facebook] いいね231(+8),投稿29件（見た人6998，いいね！450）
(3)	支部だより
7月分から広報小委員会が担当となり，実行中。

1.1.4 組織小委員会（大田原）
(1)	会員数：480名（2015/9/25現在，前月：472名）
(2)	入退会者数（2015/7/20～2015/9/25）
①	入会（11名）
　北海道支部
　　川端　幸枝	酪農学園大学附属図書館
　　河野　由香里　北海道大学附属図書館
　　兎内　勇津流　北海道大学・ユーラシア研究センター
　東京支部
　　顧　雅威　筑波大学大学院図書館情報メディア研究（学生）	
　京都支部　
　　神村　茉里	立命館大学文学部（学生）
　　十倉　史帆	立命館大学文学部（学生）
　　若狭　あや	立命館大学文学部（学生）
　大阪支部
　　雪村　友美	桃山学院大学（学生）
　広島支部
　　片山　智恵美　広島都市学園大学附属西風図書館
　福岡支部
　　石川　知子	熊本学園大学図書館
　　福原　由衣	
②	退会（3名）
　兵庫支部
　　村岡　多恵子
　福岡支部
　　井川　信広
　　稲益　千鶴
③	その他，入会希望
　北海道支部
　　小林　泰名　北海道大学附属図書館
　希望支部なし
　　倉知　桂子
(3)	ML登録アドレス数：370


1.1.5 全国大会小委員会（上村）
・2015/8/22～2015/8/24 北海道大学札幌キャンパス
・参加者数：94名（講師等含む）
・今後の予定
①	全国大会実行委員会で総括（10月）
②	①を常任委員会に報告（11月）後，全国委員会に報告（11月末か12月初旬）
③	全国大会記録号（12月号）原稿執筆
④	決算処理（1月から2月）
⑤	会計監査（7月）

1.1.6	事務局
(1)	財政（佐藤・米倉）
・月次会計報告（別紙）
・会費徴収・納入率（別紙）
(2)	出版部（市村）
・現況（別紙）
・	出版部の会計担当や，関係者への電話番号の報知が必要だと認識している。
・	研究会誌の1月から3月までの発行は，出版部の手続き上のぞましくない。4月下旬がよいのではないか。
・	会報は定期発行につとめる必要がある。
・	一般財政から出版部財政に組み入れることについて，年1回書類を作る必要があることを確認した。
(3)	その他
・九段生涯学習館の登録について，今後，名義変更する旨，報告があった（上村）。

1.2	ワーキング・グループ
特段の報告事項はなかった。

2.	審議事項
2.1. 常任委員会の進め方
・	次回以降，13時15分開室，13時30分開始とする。冒頭15分間は，情報交換の時間とする。今期は基本的に第4日曜日に開催することとする。但し，前月に調整して決定する。
・	議事次第・議事録・開催通知については，下記のとおりとする。
　> 議事次第は委員長（当面），議事録は委員長が作成する。
　> 委員会の開催通知は，開催の7日前までに事務局長が出す。
　> 委員会の出欠確認は，開催の5日前までに事務局長が取りまとめる。
　> 委員会の議事は，開催の5日前までに，各担当者により常任委員会メーリングリスト（以下，dtk-j）へ提供する。
　> 委員会の議事次第は，開催の3日前までに確定し，Office365へ保存する。
　> 出席者は，各自，議事次第等を印刷等して持参する。
　> 常任委員会の議事録案は，終了後1週間以内に事務局長がdtk-jへ送信する。
この際，確認は全員で行うが，特に委員長・副委員長は必ず確認するものとする。
　> 常任委員会の議事録案確認期間は1週間とし，配付資料の公表は都度確認をする。
　> 常任委員会の確定議事録は，委員会終了後2週間以内に公表する。
この際，全国委員に報告後，大図研webに掲載，大図研メーリングリスト（以下，dtk）に送信という手順を踏み，dtkに送信するのは広報担当もしくは事務局長とする。

2.2. 2015/2016年度の常任委員会組織体制
(1)	研究小委員会：◎西脇
(2)	編集小委員会：◎鈴木・○池田・北川・和知
(3)	広報小委員会：◎江沢・加藤
(4)	組織小委員会：◎大田原
(5)	全国大会小委員会：◎呑海・上村・和知・赤澤・江沢
(6)	事務局：◎上村
・会計：○北川・赤澤・小笠原・佐藤・米倉
・会費徴収：○赤澤・米倉
・出版部：市村
・ML管理：高井

2.3	小委員会・事務局
(1)	編集小委員会
・	課題
　> 編集体制と研究会誌投稿規程の改定を継続して検討中である。
　> 研究会誌の査読を含めた編集体制を再検討する必要がある。
　> 会報等の発送方法を，佐藤・北川・赤澤とで検討し，1月までに案を出す。
・	会報
　> 今年度は，会報の刊行が遅れると影響が大きい。25日刊行，遅れても月内刊行を目指す。
　> 編集小委員会として，スケジュール管理を見直す。
　> 編集マニュアルをoffice365に保存する。
・	議案書号
　> 予算・決算が計3回(議案書号，大会当日配布資料，12月号) 掲載されているので，今後，検討する。
　> 刊行スケジュール案を次回常任委員会に出す。
(2)	広報小委員会
・Web管理の運営サポート会員は，解散する。
・支部だよりについて提案があったが，再度見直すこととなった（赤澤）。
(3)	事務局
・事務局窓口の変更の表記について検討を要する。
・各MLの運用について再検討する。特に，dtk-grp(支部長，全国委員＋支部推薦者)の設定と運用，jimuとsoshikiの運用について検討を要する。
       
2.4	ワーキング・グループ
・それぞれのWGのスケジュールと，着地点を明らかにする必要があるので，各WGで検討することとなった。
・WG長は前年度のままとする。
・全国委員会向け資料を次回常任委員会までに各WGで作成する。
(1)	研究グループWG
地域グループへの移行スケジュールについて検討した。
・2015年11月の全国委員会で，支部制から地域グループ制移行のための手続きを審議する。
・2016年2月末までに，各支部の方針を決定する。
・2016年6月の議案書号に掲載する。
(2)	会費徴収WG
・事務局と連絡を取りながら，準備を進める。
・スケジュールの詳細案を次回までに提示する。
(3)	会員組織WG
体制の変更と合わせて，Web からの入会申込方法の整理を行う。
(4)	その他
dtk-grp（支部長，全国委員＋支部推薦者）の設定と運用

2.5	第47回全国大会
・常任委員からの実行委員は，◎呑海・赤澤・上村・江沢・和知
・全国大会の会場と日程
　> 広島を会場候補とする。
　> 日程は8月27日(土)から29日(月)の予定。
　> 広島支部の支援で会場候補を検討した。

2.6 全国委員会
・11/29(日) 
・筑波大学東京キャンパス

2.7 その他
以下の議題について意見交換を行った。いずれも継続審議となった。
　> 会計監査人
　> 会計監査の日程の調整・決定
　> 大図研の呼称（略称）
　> 五十周年記念事業
　> 海外図書館ツアー

次回会議予定
10月25日（日）
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